델파이 기법을 통한 최고경영자 비서의 역할과 역량에 관한 연구

Abstract

현대 사회는 끊임없는 변화와 함께 하루가 다르게 변화하고 있고 모든 조직은 생존을 위해 새로운 변화에 민감하게 반응하고 있다. 따라서 조직의 신경중추(nerve center)자인 최고 경영자의 역할과 능력은 조직의 사기와 기업의 흥망성쇠에 지대한 영향을 미치며 과거 어느 때보다 중요하게 되었다. 따라서 이러한 경영자를 보좌하는 주체인 비서의 역할과 그에 따른 역량에 대한 요구와 중요성도 현대 사회에 들어 점차 증대되고 있다. 과거의 비서 업무가 상사가 자신의 본연의 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 보좌하는 것에 머물렀다면, 현대 사회의 비서는 사회적 요구와 기업 환경의 변화에 따라 변화, 확대 되어 종래의 비서의 역할과 역량과는 차이를 보일 수 밖에 없다. 이에 본 연구에서는 기업체 최고 경영자 비서의 역할 및 역량이 무엇인지 도출해 내고, 비서의 교육훈련을 포함한 인적 자원 관리 전반에 기초 자료를 제공하고자 한다. 이와 같은 연구 목적에 따라 다루어질 구체적인 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 기업체 최고 경영자 비서가 수행해야 하는 역할은 무엇인가? 둘째, 기업체 최고 경영자 비서의 역할과 관련해 요구되는 역량은 무엇인가? 이러한 연구 문제를 위해, 본 연구에서는 비서 관련 전문가 집단을 선정하고, 이들을 대상으로 3회에 걸쳐 델파이 조사를 실시하였다. 1차 조사에서는 전문가 선정 기준에 충족하는 전문가 집단 10명에게 개방형 설문지를 송부하여 기업내 최고 경영자 비서의 역할, 역량을 정의하도록 하였다. 1차 조사 결과를 바탕으로 작성된 2차 설문지를 통하여 각 항목의 중요도를 평가하도록 하였고, 3차 조사에서는 2차조사와 마찬가지로 각 항목의 중요도를 재평가하도록 하여 최종적으로 전문가 집단이 합의를 이룬 항목과 내용타당도(CVR) 검증을 통해 기업내 최고 경영자 비서의 역할 및 역량을 정의하였다. 본 연구의 연구 문제에 따른 연구 결과는 다음과 같다. (1) 기업체 최고 경영자 비서의 역할은 최종적으로 다음 9가지 항목이 우선 순위로 선정되었다. 항목은 의사소통 관리자, 상사의 업무파트너, 계획 관리자, 인간관계 관리자, 행정 관리자, 사무 관리자, 이미지 관리자, 건강 관리자, 정보 관리자이며 이 와 같은 결과는 최고 경영자 비서가 기업 내에서 다양한 역할을 수행해야 함을 의미한다. (2) 기업체 최고 경영자 비서의 역량은 최종적으로 29가지 항목이 선정되었으며 그 중 신뢰성이 평균 5점으로 비서의 역량에서 가장 중요한 자질임을 알 수 있었다. 다음으로 커뮤니케이션 능력, 책임감, 상사에게 보고하는 기술이 평균 4.9, 신속성, 성실성, 정확성, 일정관리 능력, 대인관계 능력, 센스가 평균 4.6 이상의 높은 중요도를 보였다. 본 연구를 통해 제언하는 점은 다음과 같다. 첫째, 기업 내에서 비서 업무 수행을 활성화시키고 유능한 최고 경영자의 비서를 확보하기 위해서는 조직 내에서 비서직에 대한 개념적 이해와 역할에 대한 중요성을 이해하고 적극적인 지원이 이루어져야 한다. 따라서 비서의 선발, 채용, 교육 훈련에 이르는 인적자원 관리 전반에 보다 많은 관심과 효과적인 관리 시스템을 구축하여야 한다. 무엇보다도 비서가 본인의 역할 및 역량에 대한 충분한 인식과 자부심을 가지고 능력을 발휘할 수 있도록 노력하는 적극적인 자세가 필요하다. 둘째, 비서의 교육 프로그램은 일회성이 아닌 지속적으로 이루어져야 한다. 특히 최고 경영자 비서에게 요구되어지는 역량 중 중요도가 높은 신뢰성, 책임감, 커뮤니케이션 능력, 상사에게 보고하는 능력, 일정관리등 태도와 기술 부분에 대한 보다 집중적인 관리와 코칭이 필요하며 후속 연구에서는 다양하게 정의된 역량을 개발하기 위한 전략에 대해 보다 구체적인 연구가 이루어져야 한다.